É possível eliminar o desperdício utilizando o método “5’S”, surgido no Japão na década de 50. Foi um dos fatores decisivos para a recuperação de empresas japonesas e a base para a implantação do princípio da qualidade total naquele país.
O 5’S é uma filosofia de trabalho que busca promover: organização, limpeza e disciplina na empresa, através da consciência e responsabilidade de todos, de forma a tornar o ambiente de trabalho agradável, seguro e produtivo.
O programa 5’S busca:
- Redução de custos
- Prevenção de acidentes
- Satisfação do cliente
- Incentivo à criatividade
- Integração entre as pessoas
- Melhor qualidade de vida
O programa é baseado em cinco princípios caracterizados por palavras japonesas iniciadas com a letra “S”: Como no português não existem palavras com o mesmo significado iniciadas com a letra “S” , foi colocado na frente de cada item a palavra SENSO, ou seja:
- SEIRI – SENSO DE UTILIZAÇÃO
- SEITON– SENSO DE ORGANIZAÇÃO
- SEISOH – SENSO DE LIMPEZA
- SEIKETSU – SENSO DE SAÚDE E HIGIENE
- SHITSUKE – SENSO DE AUTODISCIPLINA
O interessante é que todos estes princípios nos são imputados pelas nossas mães durante nossa vida e tivemos que esperar o programa 5S ser trazido e implementado no Brasil para acordarmos e o utilizarmos em nossas empresas para alcançar um melhor resultado nos processos e na qualidade de vida dos colaboradores. A Cada senso colocarei como observação um exemplo de como vimos tais princípios durante a nossa vida…
1 – SEIRI – SENSO DE UTILIZAÇÃO
Ter Senso de Utilização é ser capaz de perceber, apreciar e julgar o que é essencial para a realização do trabalho. Este é o ponto inicial do 5S.
- Separar o que é útil e inútil;
- Descartar (colocar à disposição) tudo aquilo que não precisa. O que é inútil para você pode ser útil para outra pessoa ou departamento;
- Manter no ambiente de trabalho somente o estritamente necessário para o desempenho da função.
Observação: Quando crianças, geralmente nos deparamos com o quarto cheio de roupinhas ganhadas ou compradas após o nascimento, que não nos servem mais, mas estão nas gavetas, ocupando espaços que podem ser úteis para as novas roupas que realmente usamos. Nossas mães então nos instruem a retiras as roupas inúteis para nossa atualidade, retirando e doando para alguém que realmente precise, e liberando espaço para as roupas utilizadas no dia a dia, permitindo uma maior organização do ambiente. Lembram-se disto?
2 – SEITON – SENSO DE ORGANIZAÇÃO
O sentido literal de SEITON é “combinação ou arranjo de partes, elementos, peças etc. segundo algum princípio ou método racional”.
É a atividade que visa efetuar a arrumação dos objetos, materiais e informações úteis, de maneira funcional, possibilitando acesso rápido e fácil.
- Manter o material necessário organizado de forma a facilitar a busca e o manuseio. Um lugar para cada coisa, cada coisa em seu lugar;
- Materiais de uso constante, manter próximos à mão, no local de trabalho;
- Material de uso esporádico, manter guardado em arquivo ou almoxarifado;
- Documentação, se possível, manter arquivadas em mídias informatizadas para ocupar o mínimo de espaço possível e garantir a segurança das informações;
- A identificação é indispensável. É através dela que garantimos a colocação adequada dos itens em seus devidos locais, e facilitamos a identificação para que encontremos rapidamente sempre que precisarmos.
Observação: Quando crianças, após retirarmos as roupinhas que não nos servem, deixando apenas as utilizadas atualmente, temos que colocar as roupas úteis em seu devidos locais, ou seja, camisas e calças nos guarda roupa, sapatos na sapateira, roupas de cama da cômoda ou baú, etc., permitindo não apenas a nós mesmos encontrarmos o que precisarmos, mas também as pessoas que por ventura precisarem encontrar quando de nossa ausência. Por exemplo, se temos tudo devidamente identificado, quando a diarista vier lavar as roupas e for colocar nos locais adequados, basta que ela siga as identificações para não errar o local de guarda das mesmas. Além disto, quantas vezes fomos chamados a atenção quando deixávamos roupas jogadas, calçados espalhados, etc… Nossos pais estavam nos alertando para um dos princípios básicos da organização, ou seja, quando retirar algo do lugar, após utilizar, devolva-o imediatamente para seu lugar de origem ou para o novo destino, quando for o caso de destinação à manutenção (cesto de roupa para limpeza no caso das roupas usadas).
3 – SEISOH – SENSO DE LIMPEZA
Limpar é eliminar a sujeira, inspecionando para descobrir e atacar as fontes de problemas.
A limpeza deve ser encarada como uma oportunidade de inspeção e de reconhecimento do ambiente.
- Manter sua área de trabalho limpa e desimpedida;
- A área mais limpa não é que mais se limpa, e sim a que menos se suja;
- Não suje nem deixe que sujem o ambiente de trabalho, mas se sujar, limpe imediatamente;
- Trabalhar em um ambiente limpo faz bem para a saúde física e mental.
Observação: Quantas vezes fomos chamados a atenção por nossos pais quando deixávamos a cozinha suja após tomar café, ou deixar roupas sujas nos quartos? Independente de termos alguém que realize a limpeza periodicamente, como pode ser o caso de uma diarista ou empregada doméstica, esta pessoa não estará ao nosso lado 24 horas por dia. Devemos ter a responsabilidade de manter nossa casa limpa, independente da hora que sujarmos. Isto mantém um ambiente saudável para nossa saúde e para a dos demais.
4 – SEIKETSU – SENSO DE SAÚDE E HIGIENE
O sentido literal de SEIKETSU é manter as condições de trabalho, físicas e mentais, favoráveis para a saúde.
Senso de Saúde é a perpetuação dos ganhos obtidos nas atividades dos sensos de utilização, ordenação e de limpeza, tendo o cuidado para que os estágios já alcançados, não retrocedam, bem como garantir uma excelente convivência com as demais pessoas à nossa volta.
- Manter a saúde física e mental, cuidando de sua higiene, aparência e segurança, bem como mantendo tudo arrumado e limpo;
- Respeitar e seja companheiro de seus colegas. Evitar as brincadeiras desagradáveis;
- Manter os banheiros limpos e em condições agradáveis de utilização;
- Falar baixo e moderadamente. Evite atrapalhar o raciocínio de seus colegas;
- Mantenha as áreas de locomoção (corredores) desimpedidos evitando que alguém tropece e ocorra um acidente de trabalho, bem como tenha facilidade de evacuação em casos de incêndio;
- Garanta o cumprimento das normas de segurança do trabalho de forma a manter a saúde física e mental dos colaboradores da empresa;
- Mantenha continuamente um processo de comunicação à vista, com quadros, banners, etc. de forma a garantir a contínua capacitação e instrução de seus colaboradores para com a importância do Programa 5S.
Observação: Quantas vezes fomos chamados a atenção por nossos pais quando crianças por estamos sem escovar os dentes, sem tomar banho, por não nos alimentarmos corretamente, por brigarmos com nossos irmãos, por não respeitarmos os mais velhos, e até mesmo faltarmos com respeito aos nossos próprios pais, por deixarmos o banheiro sujo para quem for usar em seguida, etc. Tudo isto está voltado para o Sendo de Saúde e Higiene e aprendemos desde crianças.
5 – SHITSUKE – SENSO DE AUTODISCIPLINA
O SHITSUKE é o cumprimento rigoroso daquilo que for estabelecido entre as pessoas, bem como das normas vigentes.
É uma atitude de respeito ao próximo e à empresa.
- Conscientização de sua importância pessoal para a manutenção dos princípios do programa 5’s;
- Manter vivos e em constante utilização todos os princípios do programa;
- Cumprir os padrões operacionais, éticos e morais (normas e procedimentos) estabelecidos pela organização.
Observação: Durante toda a nossa vida somos levados a entender que regras, costumes, leis, devem ser seguidas e/ou cumpridas. Que tal cumprimento deve ser contínuo e irreversível. Que independente de gostarmos ou não, o cumprimento é obrigatório se queremos nos manter inseridos na sociedade.
Nas empresas é a mesma coisa, se queremos nos manter inseridos no quadro funcional das mesmas, teremos que cumprir estas normas e procedimentos, bem como as condutas e costumes estabelecidos como obrigatórios pela mesma. Do contrário, temos a liberdade para pedir o desligamento de nossas funções, dando lugar para quem deseja atender as necessidades e expectativas da empresa em que atuamos.
Lembre-se, não é a empresa que deve que se adequar à sua forma de trabalho individual. Você é que deve se adequar às normas e procedimentos estabelecidos pela empresa como imprescindíveis ao bem comum e ao sucesso da mesma.
Reiterando incansavelmente o desejo de muito sucesso.