Atualmente, existem inúmeras soluções disponíveis no mercado oferecendo oportunidades para que as empresas possam conciliar contas e exercícios contábeis mais facilmente, diminuindo assim a ocorrência de erros manuais.
No entanto, uma boa parcela das pessoas atuando em escritórios não cresceu na era digital e ainda tem certa resistência ao uso aplicativos, planilhas e todo aparato digital disponibilizado para as empresas. Muitos acreditam que os processos manuais são mais acessíveis, de uso mais simplificado e necessariamente mais seguros. E esta ideia precisa ser derrubada para que o hábito do uso de softwares torne-se uma constante no dia-a-dia de profissionais que precisam ter acesso a uma gama de informações.
A automatização dos processos na contabilidade traz diversas vantagens, tanto para os escritórios quanto para os seus clientes. Algumas delas são:
Integração entre escritório e empresa
A automação na contabilidade possibilita, por exemplo, a integração em tempo real entre o Livro Fiscal e o Emissor de Notas. Deste modo, quando é feito o lançamento de notas o escritório contábil já recebe as informações. Isso evita que o cliente precise enviar as notas por e-mail ou outras ferramentas menos eficientes.
Integração online de informações
As ferramentas contábeis mais modernas possibilitam a integração online das informações lançadas na folha com a contabilidade. Assim, quando a empresa fecha a folha de pagamento dos funcionários o escritório já recebe os dados no mesmo momento.
Melhor comunicação com o cliente
Um passo muito importante para a automatização dos processos contábeis é a criação de um site, que funcionará como uma espécie de escritório virtual. É através dele que o cliente enviará informações ao escritório, sem a necessidade de contato humano. Assim, a comunicação entre escritório e cliente é simplificada, tornando-se mais prática e eficaz. O que reduz o tempo perdido com atendimentos telefônicos, por exemplo.
Alguns outros benefícios da implantação de processos automatizados são uma maior autonomia e direcionamento de equipes, economia com gastos sobre reconciliações, padronização nos processos de fechamento contábeis, economia de papel, e consequentemente de espaço, e otimização do desempenho empresarial.
Decidi automatizar meus processos, e agora?
O segredo é investir em ferramentas, softwares e sistemas de qualidade que integrem todos os recursos que o escritório precisa. E que sejam capazes de extrair todo o potencial dos seus dados. Existem inúmeras opções disponíveis no mercado e é necessário uma análise minuciosa ao escolher suas ferramentas de trabalho. A automatização dos processos visa entre todos os pontos já citados diminuir erros, facilitar etapas e padronizar os serviços, por isto a escolha adequada é de extrema importância.
