A maioria das pessoas presentes em escritórios atualmente não cresceram na era digital e ainda tem certa resistência ao uso aplicativos, planilhas e todo aparato digital disponibilizado pelas empresas.
A ideia de que a caneta e o papel são mais acessíveis e de uso mais simplificado precisa ser derrubada para que o hábito do uso de softwares torne-se uma constante no dia-a-dia de profissionais que precisam ter acesso a uma gama de informações, como orçamentos, clientes, fornecedores, associados e colaboradores.
Sendo assim, citamos alguns benefícios que a prática do escritório sem papel pode trazer para você e seu escritório:
– Comunicação facilitada entre colaboradores, sócios e clientes;
– Compartilhamento de documentos, formulação e ajuste dos mesmos;
– Suspensão do uso de motoboys, correios e outros métodos de envio, com a entrega digital de guias;
– Documentos eletrônicos de validade jurídica podem ser armazenados em meios digitais, diminuindo a necessidade de armazenamento e manutenção de pilhas de papéis.
– Lançamentos mais ágeis da documentação eletrônica, com redução de erros e retrabalhos;
– Unificação de processos e emissão simplificada de relatórios periódicos.
Além de mais seguro, as empresas que vão abandonando o uso do papel em seus processos, adquirem uma visão mais ampla de seus clientes o que melhora a gestão e acelera a tomada de decisões, tornando a relação empresa-cliente mais dinâmica e passível de crescimento mais acelerado para ambos.
Alguns gestores argumentam a respeito da segurança e dos custos quanto à mesma, também sobre o uso de softwares para a administração desses documentos. O que podemos dizer é que o vazamento de informações ainda poderá ocorrer, assim como acontece com documentos físicos, entretanto, só dependerá do uso correto das novas tecnologias. Treinando sua equipe e buscando uma interface que atenda às necessidades de sua firma, a economia e as facilidades a longo prazo, recompensarão a substituição do modo físico para o digital.
